PT Reksa Data Jogja adalah sebuah perusahaan yang bergerak di biang pengadaan barang dan jasa. Beridi di Sleman 09 April 2016. Kami telah memiliki ijin usaha perdagangan dengan No. 503/003540/PK/X/2017

Reksa Data hadir dan memulai kiprahnya dalam layanan jasa dibidang kearsipan, perpustakaan dan menyediakan kebutuhan perkantoran lainnya sejak tahun 2013. Kami di dukung sumber daya manusia yang berlatar belakang pendidikan kearsipan dan perpustakaan serta sudah memiliki pengalaman bekerja dibidangnya selama puluhan tahun.

Apresiasi dan terima kasih kami sampaikan kepada Anda baik dari instansi Pemerintah atau Swasta yang sudah mempercayakan pengelolaan Arsip, Perpustakaan dan Jasa Lainnya kepada Reksa Data.

Amanat UU No 43 Tahun 2009 kepada Lembaga Pencipta Arsip :

  1. Membuat Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungannya Berdasarkan Ketentuan UU No.43Tahun 2009.
  2. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis Maupun Arsip Statis.
  3. Membentuk Unit Kearsipan.
  4. Menyediakan Prasarana & Sarana Kearsipan Untuk Pengelolaan Arsip Dinamis.
  5. Melakukan Perlindungan & Penyelamatan Serta Memberitahukan & Melaporkan Kepada ANRI Arsip Yang Berkaitan Dengan Kependudukan, Kewilayahan, Kepulauan, Perbatasan, Perjanjian Internasional, Kontrak Kerja Dan Masalah Pemerintahan Yang Strategis.
  6. Melaksanakan Perlindungan & Penyelamatan Arsip Apabila Terjadi Bencana, Berkoordinasi Dengan ANRI.
  7. Membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Serta Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip.
  8. Menjaga Keautentikan, Keutuhan, Keamanan, Keselamatan Arsip Yang Dikelolanya.
  9. Mengatur Dan Mendokumentasikan Proses Pembuatan Dan Penerimaan Arsip.
  10. Menyediakan Arsip Dinamis Bagi Kepentingan Pengguna Yang Berhak.
  11. Membuat Daftar Arsip Dinamis Yaitu Arsip Terjaga Dan Arsip Umum.
  12. Menjaga Keutuhan, Keamanan, Dan Keselamatan Arsip Dinamis Terjaga.
  13. Menjaga Kerahasiaan Arsip Tertutup.
  14. Menentukan Prosedur Layanan Berdasarkan Standar.
  15. Melaksanakan Penyusutan Arsip Berdasarkan JRA.
  16. Memiliki JRA.
  17. Melaksanakan Pemusnahan Arsip Sesuai Dengan Prosedur Yang Benar.
  18. Menyerahkan Arsip Statis Kepada ANRI.
  19. Menjamin Autentisitas, Reabilitas Dan Keutuhan Arsip Statis Yang Diserahkan Kepada Lembaga Kearsipan.
  20. Melaksanakan Pengelolaan Arsip Yang Diciptakan Oleh Pihak Lembaga Yang Diberi Pekerjaan Dengan Anggaran Negara.

Pengertian Kearsipan Menurut UU No. 43 Tahun 2009

  1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
  2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
  8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara
    yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
  9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
  10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
  11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
  12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
  13. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
  14. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
  15. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
  16. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukotakabupaten/kota.
  17. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
  18. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
  19. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
  20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
  21. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
  22. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
  23. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
  24. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
  25. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
  26. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
  27. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
  28. Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
  29. Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
  30. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
  31. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

Pasal 1, ayat (2) UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, menyatakan bahwa: “Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.“

Pada umumnya, proses pengolahan bahan perpustakaan ini ada empat kegiatan pokok, yaitu: 1) inventarisasi, 2) Pengatalogan, 3) Penyelesaian fisik buku, (4) dan shelving atau pengerakan.

Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan verifikasi dan pencatatan data bahan perpustakaan ke dalam sistem koleksi perpustakaan. Pencatatan ini merupakan bagian dari kegiatan manajemen aset perpustakaan, agar pengelola perperpustakaan maupun orang yang berkepentingan dengan perperpustakaan mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, asal-usul kepemilikan, serta kepentingan lainya yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi. Beberapa kegiatan atau pekerjaan dalam inventarisasi adalah sebagai berikut:

1) Pemeriksaan. Pemeriksaan bahan perpustakaan dapat dimulai dari memeriksa kondisi bentuk fisiknya apakah baik atau cacat, kesesuaian antara jumlah judul dan eksemplar yang dipesan dengan yang diterima, serta kelengkapan isinya apakah ada halaman yang kosong dan apakah kualitas pencetakannya sudah sesuai.

2) Pengelompokkan. Pengelompokkan dilakukan dengan mengelompokkan bahan perpustakaan yang telah diperiksa tadi ke dalam bidang-bidang umum, misalnya dikelompokkan berdasarkan judul. Hal ini bertujuan agar memudahkan pekerjaan selanjutnya, seperti penelusuran sementara ataupun pengontrolan.

3) Pengecapan. Pengecapan stempel kepemilikan dan stempel inventaris dilakukan atas bahan perpustakaan yang dikelompokkan tadi, pada halaman atau bagian tertentu dari bahan perpustakaan tersebut. Pada umumnya, minimal tiga cap kepemilikan dibubuhkan pada setiap bahan perpustakaan. Misalnya pada halaman judul, halaman tertentu di tengah-tengah (contohnya dicap di halaman 10 atau 20 pada bahan perpustakaan), dan halaman terakhir. Sedangkan, satu cap inventaris dibubuhkan pada setiap halaman judul.

4) Pencatatan. Semua bahan perpustakaan yang masuk ke perperpustakaanan atau yang telah diputuskan menjadi milik perperpustakaanan harus dicatat pada buku, baik itu buku induk atau langsung dicatat di komputer. Pencatatan ini dapat dipisahkan menurut jenis bahan informasinya. Sebagai contoh, inventaris buku paket, buku fiksi/non fiksi, majalah, CD, referensi, jurnal, peta/atlas, dan sebagainya. Informasi-informasi pada bahan perpustakaan yang harus dicatat pada buku induk atau komputer minimal terdiri dari nomor urut, tanggal pencatatan, nomor inventaris, asal bahan perpustakaan, pengarang, judul, impresum, dan keterangan tambahan.

Pengatalogan
Pengatalogan merupakan pekerjaan profesional, maksudnya harus dikerjakan oleh orang yang memiliki keahlian untuk pekerjaan tersebut, dalam hal ini Pustakawan Ahli. Pengatalogan terbagi menjadi 2 kegiatan: 1) pengatalogan subjek, dan 2) pengatalogan deskriptif.

Pengatalogan subjek, adalah penggolongan atau pengelompokkan buku berdasarkan subjek atau isi bahan perpustakaan yang bersangkutan. Dengan dasar ini maka bahan perpustakaan yang subjeknya sama akan berdekatan atau berada pada rak yang sama apapun bentuk bahan perpustakaan tersebut. Bila subjeknya telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menentukan nomor klasifikasi yang tepat untuk subjek tersebut berdasarkan sistem kalsifikasi yang digunakan. Pada umumnya menggunakan Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey atau DDC (Dewey Decimal Classification). Dengan demikian, klasifikasi ini berguna untuk mempermudah pengguna maupun pustakawan dalam penelusuran informasi atau pencarian bahan perpustakaan di rak.

Pengatalogan deskriptif, adalah proses pembuatan deskripsi bibliografi dengan menggunakan standar pengatalogan AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules 2nd Edition) atau RDA (Resources Description and Access). Kedua-dunya dapat digunakan di perpustakaan mana pun, walaupun pada saat ini para pustakawan cenderung menggunakan RDA dengan alasan lebih fleksibel dan dapat digunakan untuk semua bahan perpustakaan. Keluaran dari tahapan pekerjaan ini adalah data bibliografi berupa kartu katalog atau OPAC (Online Public Access Catalog).

Penyelesaian fisik buku

Tahapan kegiatan selanjutnya, adalah membuat kartu kelengkapan buku, terdiri dari label nomor panggil (label punggung buku), kartu dan kantong buku, serta lembar tanggal kembali. Koleksi perpustakaan tidak dapat dipajang pada rak apabila tahapan kegiatan ini belum diselesaikan. Bagi perpustakaan yang sudah melakukan otomasi, pada umumnya sistem otomasi perpustakaan sudah menyiapkan fasilitas untuk cetak label, kantong dan kartu buku.

Shelving
Shelving atau pengerakan, adalah kegiatan penjajaran koleksi pada rak berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan perpustakaan. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pengguna atau pustakawan.

Post Views: 817